Dématérialisation
Première étape vers la modernisation des processus de travail, la dématérialisation comprend la numérisation de documents originaux en format papier et l’émission de documents originaux en format numérique. Sans même aborder l’avantage du traitement informatisé des données comprises dans ces documents, on peut se demander quels sont les avantages et inconvénients propres à la dématérialisation.
Si cela peut sembler évident, les risques et opportunités liés à la dématérialisation ramènent aux propriétés intrinsèques de ces types de documents.
Avec les systèmes actuels, un document numérisé sera plus rapidement et facilement accessible ; au besoin, il existe des outils de recherche très performants. Sans oublier qu’un document physique n’est disponible qu’à un endroit, alors qu’un document numérisé peut être consulté à distance ou transmis immédiatement à un correspondant. Même archivé, un document numérisé garde son accessibilité immédiate.
A l’aide de réseaux, un document numérisé peut être consulté simultanément par plusieurs personnes en des lieux différents. La facilité avec laquelle il peut être dupliqué permet également de garantir sa disponibilité par la mise en place de redondances : contrairement au document physique, la copie d’un document numérique ne compromet pas son authenticité. Cette particularité peut être problématique si le document est annulé ou rendu caduc par une version postérieure : il est alors plus difficile de s’assurer que les documents périmés ont réellement été détruits.
La protection de l’intégrité du document dépend des circonstances. Une conservation appropriée des documents physiques permet d’en garantir l’intégrité. Ce n’est cependant malheureusement pas tout le temps le cas, notamment lors de leur transport ou de risques majeurs (incendies, vols, etc.). Sans précautions particulières, un document numérisé est facilement modifiable ; un original papier scanné est d’ailleurs légalement considéré être une copie. Il existe en revanche des solutions garantissant l’authenticité d’un document numérisé avec une bien meilleure assurance que pour les documents physiques ; les documents électroniques ainsi obtenus possèdent aussi une validité juridique équivalente aux documents papier signés.
Sans mesures de contrôle, les documents électroniques comportent un risque important d’utilisation inappropriée (hacking, accès non autorisé, etc.). Il est cependant possible de mettre en œuvre des procédures et contraintes techniques pour se prémunir d’un usage malveillant ou de fuite de données. Pour obtenir une assurance forte, il est recommandé de faire appel à un spécialiste.
Si la numérisation des documents nécessite des ressources, elle permet généralement de libérer des surfaces (qui représentent des coûts) et facilite grandement le travail au quotidien. Pour terminer, la dématérialisation véhicule auprès des tiers une image de modernité de l’entreprise.
La dématérialisation selon Wikipedia: