Comptabilité en ligne
Au lieu de posséder leur logiciel comptable avec leurs données sur un disque local, les entreprises externalisent de plus en plus ce travail en s’abonnant à une solution comptable en ligne. Au-delà du changement technique, ce choix permet une grande flexibilité dans l’organisation et la mise à disposition de sa comptabilité. Suivant l’activité et la situation de l’entreprise, ces avantages peuvent être déterminants pour atteindre le succès escompté.
Sans surprises, les qualités propres aux modèles internalisés et externalisés s’appliquent également aux solutions comptables. Cela implique que la comptabilité de l’entreprise est accessible en tout lieu et depuis tout appareil : une simple connexion réseau suffit pour consulter ces données sur smartphone ou à domicile. Mais cela signifie encore que ces informations comptables sont disponibles en permanence et dans leur dernière version, chaque utilisateur ayant accès au même set de données. En recourant à de tels services, l’entreprise bénéficie aussi d’une infrastructure sécurisée pour le stockage de et l’accès à ses données.
La mise à jour et l’entretien de l’infrastructure de service (serveurs, sécurisation physique et logique, logiciels) est également externalisée. Le rythme auquel les lois spécifiques et outils techniques changent est parfois difficile à suivre, d’où l’intérêt de se reposer sur un fournisseur dont c’est le métier. Suivant le service choisi, il peut comprendre une certaine assistance, des informations régulières sur les nouveautés et l’adaptation aux meilleures pratiques. Il est aussi très facile et rapide d’adapter l’envergure du service requis si les besoins de l’entreprise devaient évoluer : les acteurs du marché proposent tous divers modules et niveaux de service adaptables aux souhaits de chacun.
Une solution en ligne permet une répartition très fluide des tâches entre les personnes qui la préparent, qu’elles soient employées par l’entreprise ou consultants externes. Il est très facile de suivre son état d’avancement ou d’effectuer sans délai des contrôles de vérification sur certaines variables clés. Les accès individuels peuvent être attribués et retirés très simplement et à distance ; comme dans un logiciel classique, ils peuvent être différenciés et l’historique des modifications conservé. Lors du choix d’une solution, une attention particulière doit cependant être portée sur les conditions de résiliation et en particulier sur l’export des données et archives vers un autre fournisseur.
Le principal avantage d’une comptabilité en ligne réside surtout dans sa grande flexibilité et la délégation de certaines activités annexes, tout en améliorant les gains offerts par la digitalisation. Leur coût est parfois important et généralement supérieur à l’achat d’un logiciel en local, mais il doit être mis en regard des services qui lui sont associés : il peut dans ce cas s’avérer intéressant.